Gérer vos réunions grâce à une assistante indépendante : un guide détaillé

Les 2 précédents articles ont couvert presque tous les aspects de la gestion de calendrier. Aujourd'hui, je vous parle du rôle d'une assistante indépendante dans cette gestion !

Il existe peu de situations dans lesquelles la prise de rendez-vous est une utilisation judicieuse de votre temps.

Il est probable que si vous devez régulièrement rencontrer des clients et des fournisseurs, ou planifier des réunions avec des collègues et des partenaires, vous passez plusieurs heures par semaine à organiser ces rencontres. Une assistante indépendante pour la gestion de vos rendez-vous pourrait être LA solution pour réduire le temps que vous perdez chaque semaine.

Les avantages de faire appel à une assistante indépendante

Considérez ces avantages si vous n'êtes pas sûr qu'une assistante indépendante pour la planification soit la meilleure solution pour vous.

Votre entreprise en sortira grandie

Engager une assistante administrative/de direction revient à payer une employée à temps plein. Il est possible que vous n'ayez pas besoin d'une personne travaillant autant d'heures pour vous assister actuellement. Les activités planifiées et autres tâches fondamentales peuvent être effectuées par une assistante indépendante, que vous payerez à l'heure ou au forfait, sans vous soucier des autres obligations envers une salariée. L'ajout de tâches sera simple si vous avez besoin d'une aide supplémentaire par la suite.

Faites des économies

Engager une assistante indépendante n'est pas seulement moins cher que d'engager une assistante en fixe, c'est aussi moins cher que de continuer à gérer votre propre temps. En effet, tout le temps que vous consacrez à la planification peut être consacré à des tâches essentielles pour votre entreprise. Vous économiserez également de l'argent en engageant une assistante indépendante qui a potentiellement accès aux meilleurs outils de planification.

Une meilleure planification

Une assistante indépendante pour votre planification ne fera probablement pas d'erreurs et garantit que votre planification sera adaptée à vos besoins. Cela réduit la probabilité que vous soyez en retard à une réunion, que vous ayez deux rendez-vous ou que vous terminiez votre journée fatigué parce que vous avez trop planifié.

Les assistantes indépendantes offrent une variété de services de planification

Programmation générale de rendez-vous

Lorsqu'il s'agit de planifier des réunions et d'autres rendez-vous, votre assistante indépendante utilisera les services classiques de prise de rendez-vous pour s'assurer qu'ils sont programmés en temps voulu. Cela implique généralement de téléphoner ou d'envoyer un e-mail aux personnes que vous allez rencontrer à l'avance. Il n'y aura pas de chevauchement, vous aurez suffisamment de temps pour changer de lieu (si nécessaire), et il n'y aura pas de problème si la réunion dure plus longtemps que prévu.

Tout est dans la planification des horaires

Une assistante indépendante peut vous aider à gérer votre emploi du temps en plus d'organiser des réunions. Elle peut vous aider à réorganiser vos priorités et s'assurer que vous vous concentrez toujours sur vos tâches les plus importantes en premier lieu. Elle peut concevoir une méthode pour mettre l'accent sur vos tâches les plus importantes.

Rappels

Tout au long de la journée ou de la semaine, votre assistante indépendante peut vous envoyer des rappels par e-mail des activités à venir pour vous tenir informé (selon vos préférences). Si vous le souhaitez, elle peut configurer des rappels automatiques que vous recevrez tous les jours à la même heure, de sorte que vous sachiez toujours quand prendre de ses nouvelles.

Confirmations

Une assistante indépendante peut envoyer des e-mails en votre nom et recueillir les réponses aux événements. Elle peut également mettre en place des confirmations automatiques afin que les personnes puissent prendre rendez-vous dans les créneaux horaires que vous avez ouverts.

Réseautage

Il est également possible de rencontrer des clients potentiels, des fournisseurs et d'autres professionnels pendant vos vacances dans une autre ville. En ce qui concerne le travail, votre assistante indépendante veillera à ce que vous en tiriez le meilleur parti.

Assister à une conférence

Si vous vous rendez à une conférence, une assistante indépendante peut s'occuper de tous les détails, comme définir un emploi du temps chargé (mais acceptable) afin que vous puissiez profiter au maximum de chaque occasion qui se présente.

Les assistantes indépendantes planifient les rendez-vous selon différentes méthodes. Cette technique diffère d'une assistante indépendante à l'autre, mais elle suit généralement les étapes décrites ci-dessous.

Étape 1 : Établir un calendrier de rendez-vous

Votre assistante indépendante commencera par déterminer les rendez-vous qui doivent être fixés. Cela peut impliquer de vous demander votre avis, de regarder votre liste de choses à faire et de vérifier votre boîte e-mail.

Étape 2 : Déterminer le temps nécessaire au rendez-vous

Ensuite, votre assistante indépendante déterminera le temps à consacrer à chaque rendez-vous. Elle inclura un tampon au cas où la réunion durerait un peu plus longtemps que prévu, tiendra compte du temps de déplacement entre les rendez-vous et prévoira des pauses pour vous permettre de respirer.

Étape 3 : Interagir avec les participants

Il incombe à votre assistante indépendante de planifier les réunions à des heures qui conviennent à la fois à vous et à vos invités, en utilisant l'e-mail, les appels téléphoniques et d'autres outils de planification. Si vous prévoyez une réunion virtuelle avec des participants situés dans des fuseaux horaires différents, elle s'assurera que tout le monde respecte le fuseau horaire en ce qui concerne l'heure de la réunion.

Étape 4 : Ajouter les rendez-vous à un seul calendrier

Enfin, votre assistante indépendante veillera à ce que toutes vos obligations professionnelles, vos événements et vos responsabilités personnelles figurent sur le même calendrier. Si vous créez plusieurs calendriers pour des raisons différentes, vous éviterez peut-être d'encombrer votre agenda, mais vous augmenterez les risques d'erreurs et d'oublis. Une meilleure approche consiste à trier les éléments de votre calendrier et à les masquer lorsque vous n'avez pas besoin de les voir.

Ressources clés pour votre assistante indépendante en matière de gestion de votre calendrier

Lorsqu'une assistante indépendante utilise des outils, la prise de rendez-vous devient beaucoup plus efficace. En voici déjà 2 pour vous donner une idée du type d'outils qu'elle peut utiliser :

Google Calendar

Calendar is a popular feature in G Suite, and it's easy to use. You can create as many calendar categories as you need to with Google Calendar, but it's also simple enough that anyone can use it.

Doodle

Doodle est une autre fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de sélectionner une heure à laquelle ils souhaitent prendre rendez-vous. Cette fonction est notamment destinée aux rassemblements de grands groupes. Les utilisateurs peuvent noter leurs sélections et fournir des justifications plutôt que de simplement choisir la période qu'ils préfèrent parmi le temps libre dont vous disposez. Vous pouvez également vérifier qui n'a pas encore réagi à votre message.

Comment les meilleures assistantes indépendantes organisent-elles votre temps ?

Les meilleures assistantes indépendantes utilisent certaines tactiques pour s'assurer que les rendez-vous de chacun sont toujours planifiés à un moment qui convient à tous et que votre emploi du temps n'est jamais surchargé.

• Prévoir des périodes où vous n'êtes pas disponible Par exemple, si vous devez vous concentrer sur votre travail et faire une pause, ou passer du temps avec votre famille ou vos amis pendant la journée, vous voudrez garder certaines heures libres. Votre assistante indépendante veillera à ce que certaines heures soient réservées et non disponibles pour des réunions.
  

• Découvrir vos préférences Vous avez très certainement des préférences quant aux types de rendez-vous que vous préférez fixer à différents moments de la journée ou de la semaine. Les meilleures assistantes indépendantes prennent le temps de connaître vos préférences et d'organiser vos rendez-vous en conséquence. En outre, votre assistante indépendante doit être au courant de toutes vos autres préférences en matière de réunions. L'assistante indépendante peut offrir aux clients la possibilité d'utiliser les outils de vidéoconférence de votre choix, leur indiquer s'ils doivent vous contacter ou si vous les appellerez, et programmer des réunions en personne dans le lieu de rencontre que vous avez choisi.
  

• Rendre votre calendrier disponible sur son téléphone portable Les assistantes indépendantes doivent avoir un accès permanent aux calendriers de leurs clients, et pas seulement lorsqu'elles sont devant leur ordinateur. Cela leur permet de planifier des rendez-vous et de gérer les difficultés en un clin d'œil.
  

• Établir une politique de rendez-vous Votre assistante indépendante peut élaborer ou faire appliquer une politique de rendez-vous en votre nom. Celle-ci décrira le nombre maximum de rendez-vous que vous pouvez avoir par jour (ou par semaine), ainsi qu'une méthode de prise de rendez-vous.

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La gestion de calendrier fait partie des prestations offertes par SIA, contactez-moi pour en discuter !